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信息催生办公新模式

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  【摘要】目前我们正处于一场办公革命之中。在这场革命中,企业的运营方式、人们的生活方式以及与环境的关系都发生着前所未有的变化。越来越多的人开始选择新型的办公方式,而不在传统的办公室上班。
  当然,技术是这场办公革命的催化剂。当通过电子方式传递文件和沟通想法变得轻而易举时,当通过手机保持联系、远程办公能够轻松实现时,便不再需要所有员工聚集在一起工作。旧的办公体系正在日趋瓦解,旧有的在办公室工作的方式已经跟不上时代的步伐。
  慧择网办公多元化方式改变生活
  现在,越来越多的人开始脱离传统的办公方式。例如,现今美国约有2400万人在家办公,占上班族总数的16%。美国劳工统计局最新发布的数据显示,从2001年到2004年,家庭办公人数已由1980万增加至2070万,增幅为5%。更详细的数据显示,选择在家办公的人群中有99%均为电信通一族,他们使用计算机和电信设备进行办公。
  但是,很少有人愿意一直在家办公。原因很明显,这种方式适合年轻母亲,但是大多数人都会感到孤立,缺少激励感,容易和家人在空间使用和相处上产生矛盾。因此,虽然对于家庭办公人数的攀升已有很多宣传——在雷格斯(Regus)的众多客户中,就有多达50万的客户至少部分时间在家办公——可是这仍旧是一种极为显着体现员工灵活度的新兴方式。明确的是,我们可以在家办公;而其实,我们还可以移动办公。事实上,人们可以在任何地方办公。办公方式的多元化正在改变着我们的生活方式。
  如今,英明的雇主已经认识到这种权利的转移,并且已经准备改变企业模式,以便于吸引最优秀、最明智的人才。IBM允许其约40%的员工在家工作,KPMG允许其英国分部5000名员工中1/3的人在家办公,为了吸引和留住年轻优秀的员工,新西兰奥克兰的沃达丰公司使用了创新的办公空间,氛围随意且学院化,其1300名员工都没有办公桌,但每个人配备了最新的移动技术,他们可以选择共用一个工作站办公或在一个更为社交式的、咖啡厅风格的环境中办公。
  并且,这种灵活办公的模式在中国早已不足为奇。新的诺基亚中国园区坐落在北京的一条环路上,园区内建造了一栋顶尖水准的大楼作为中国研发机构独有的办公园区,以此吸引着竞争市场中的优秀人才。
  新办公模式大大节省资源
  如今,许多跨国企业已经开始颠覆旧有的办公模式,开始利用技术转向灵活办公的方式,荷兰提耳堡的Interpolis保险公司就是一个显着的例子。Interpolis保险公司打破常规,借助移动技术创建了一个基于团队和任务的非同寻常的办公室。超过3000名员工在这个为特定目的而设计的大楼里办公,其内部的工作设置按作业划分,从织坊到石屋,全部由一些顶尖的荷兰艺术家设计。这个工作场地在招聘和减少员工流动方面发挥了巨大作用,在使用此办公楼期间,他们的资本支出节省了9000万欧元,每年的运营成本节省超过800万欧元,变动成本则降低为零。
  还有一个例子则是来自阿姆斯特丹的微软公司,微软新园区位于史基浦国际机场,改变了规则。这里没有人有办公桌,工作方式为基于作业的办公。一系列空间被划分出来,从为专注工作及一两个人幕上办公和检查而划分的小型私密房间,到开放式团队书桌和私人、个人卡座。每个人都使用笔记本电脑,并且办公室没有安装固定电话,而是通过沃达丰和微软的企业语音解决方案提供融合的电话和信息传递给个人,而非办公桌,办公区几乎不使用纸张,人均每天只打印一页纸。
  灵活办公大大改善妇女就业
  毋庸置疑,灵活办公人数的增长极大地改善了妇女的就业情况。雷格斯在一个月前进行了一次详细调查。调查结果显示,全球近半数的企业雇主打算在未来两年内雇用兼职工作的母亲。而在印度,不少于64%的雇主打算雇用在生育后回归工作的母亲。
  灵活的办公方式所惠及的人群不仅仅是妇女,它还惠及了父母、看护人员或残疾人这些难以每周5天往返通勤的人群。这当中的许多人都可以娴熟地利用通信技术办公,但是直到最近他们才能够充分将这种能力利用起来。加入灵活办公的人群日趋多元化,这是极其有利的。
  灵活办公或居家办公并不一定轻松。居家办公可能会给您带来便利,但是它也可能让工作变得单调乏味,还可能让您感到自己过于孤立。许多成功的企业家均已表示,独自思考企业发展模式和计划时的孤独感让他们备受煎熬。
  因此,越来越多的雇主、规划师和政府不仅开始研究电子社交网络,并且也开始探究聚会场所、咖啡馆和商业中心等能够复制走廊、饮水机和办公室休闲区的地方,让人们用传统方式交流想法、抱怨不满、表示同情,从而互相了解彼此。谷歌是在这方面最成功的典范之一。谷歌总部山景城园区员工人数超过1.6万名,是着名的迷你城。园区内有包括从餐厅到篮球场在内的丰富多样的户外空间。和传统的工作站一样,大部分的内部空间被分配给了通常共用的空间,从咖啡厅到休息室、研讨室和社交空间,谷歌花了20%的时间在哲学上,并且谷歌员工可以利用20%的工作时间做自己工作以外的事情,以制造很多激发灵感的机会。我们可能正在寻找现代版的古罗马广场,而雷格斯正在积极进行此领域的创新工作,将原先的居民区改建为商业中心。
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